Avant de commencer à utiliser le module Documents à recevoir, il est préférable de faire quelques configurations. Cette mise en place demande un peu de temps, cependant elle vous fera gagner beaucoup de temps sur le long terme.
Liens directs:
Dans votre compte en ligne, naviguez vers un projet >> Docs & plans >> cliquez sur Paramètres en bas à gauche.
Statut des documents à recevoir
Allez via Paramètres à l'onglet Statuts.
Créez de nouveaux statuts, ou modifiez le nom par défaut via Editer.
Déterminez à l'aide des listes déroulantes le statut qui sera affiché sur l'étiquette rouge (document à recevoir), l'étiquette orange (document reçu) et l'étiquette verte (document reçu et approuvé).
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Dans l'aperçu, vous verrez ce statut comme suit :
Catégories de documents à recevoir
Vous pouvez diviser les documents en différentes catégories, ce qui peut être utile pour retrouver rapidement les choses.
Vous pouvez définir les catégories ici : Paramètres >> Catégories
Attribuez les catégories manuellement :
Dans le menu de gauche, naviguez vers Docs à recevoir >> Documents.
Cliquez sur le nom de la catégorie.
Sélectionnez la catégorie appropriée dans le menu déroulant.
Classez les documents par catégorie :
En haut du tableau, cliquez sur le titre Catégorie
Une flèche apparaîtra pour déterminer si les catégories sont classées de A à Z, ou vice versa.
Checklists des documents à recevoir
Si vous devez souvent demander les mêmes documents, alors créez une ou plusieurs checklists. Vous pouvez les réutiliser pour tous vos projets.
Cette checklist peut être créée dans Paramètres >> Checklists >> Checklists de documents.
Vous trouverez plus d'informations sur l'utilisation des checklists de documents dans ce document d'aide.
Modèle d'email pour la demande de documents
Lorsque vous demandez des documents aux parties concernées, cela se fait par le biais d'un email qui est envoyé depuis votre compte ArchiSnapper. Pour éviter de devoir créer cet email à chaque fois, configurez un modèle à cet effet.
Dans un projet, allez dans Docs & plans >> Paramètres >> Modèle d'email >> Définir le modèle d'email.
Vous pouvez définir l'email que vous souhaitez envoyer lors de la demande de documents une fois et le réutiliser à chaque fois.
Remplissez l'objet de l'email.
Remplissez le corps de l'email.
Important: il est indispensable que la variable [document_upload_link] figure dans votre email.
Ici, le destinataire verra le lien pour télécharger les documents corrects. Si cette variable est absente, le destinataire ne peut pas télécharger les documents nécessaires.Cliquez sur Sauvegarder.
Lors de l'envoi, vous pouvez encore éditer l' email si nécessaire :
Vous trouverez plus d'informations sur la demande de documents ici.
Configuration des rappels
Envoyez automatiquement un rappel par email si un document n'a pas encore été téléchargé par la personne responsable.
Par exemple, un email après 7 jours, 14 jours, 30 jours...
Les rappels sont configurés au niveau du compte, ils s'appliqueront donc à tous les projets.
1. Cliquez sur Définir des rappels par email.
2. Cliquez sur Ajouter un rappel.
3. Configuez l'email de rappel
Déterminez le délai, le sujet et rédigez l'email.
N'oubliez pas d'ajouter la variable [document_upload_link] à chaque fois.
4. Consultez les rappels dans l'aperçu, et modifiez ou supprimez les à partir de là :
Ajouter une adresse CCI pour les rappels
Définissez une adresse email CCI pour tous les emails liés aux documents à recevoir. De cette façon, vous pouvez facilement voir qui a reçu quoi et quand.
Pour ce faire, cliquez sur Paramètres >> Modèles d'email >> Définir l'email CCI.
À lire :
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